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POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y DATOS PERSONALES

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Conoce las políticas

Política de tratamiento de la información personal

En cumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, la compañía Tennis S. A., en adelante tennis, comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, proveedores, empleados y terceros en general, da a conocer las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales que se encuentran guardados y custodiados en nuestra base de datos, las cuales son de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o transferencia de dicha información.

La presente Política de Tratamiento de Información Personal es de obligatorio cumplimiento para tennis, en calidad de encargado, así como para todas las compañías aliadas, filiales o que hacen parte del grupo empresarial de esta.

Marco jurídico

La presente Política de Tratamiento de la información personal tiene su sustento normativo en el artículo 15 de la Constitución Política, en la Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, los cuales disponen:

Constitución Política, Artículo 15. "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley."

Ley Estatutaria 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".

Decreto reglamentario 1377 de 2013 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012"-

Información general de Tennis como encargado del tratamiento de datos personales

Razón social: tennis S. A.

NIT. 890.920.043

Domicilio: Envigado

Teléfono: 6041314

Si deseas obtener información sobre el tratamiento de tus datos personales o solicitar la eliminación de tu suscripción, puedes contactarnos en: mguzman@tennis.com.co

Página web: www.tennis.com.co

Objeto de la política de tratamiento de datos personales

La Política de Tratamiento de datos personales tiene por objeto desarrollar y dar a conocer al público en general los lineamientos corporativos y de Ley bajo los cuales Tennis realizar el tratamiento de los datos personales, la finalidad del tratamiento, los derechos que le asisten a los titules, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante tennis, entre otros.

Definiciones legales

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a tennis.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Cuando un término usado está definido en la presente Política de tratamiento de información, se estará a esa definición. Asimismo cuando un término usado no esté definido expresamente en este documento ni en la Ley aplicable, se estará al significado literal de las estipulaciones, siempre que tal interpretación resulte consistente con el objeto de la Política de tratamiento de información.

Principios que gobiernan el actuar de Tennis en el tratamiento de datos personales

Los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales por parte de tennis, son los siguientes:

Principio de legalidad: el Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.

Principio de finalidad: la finalidad del Tratamiento debe ser legítima, e informada al titular.

Principio de límite razonable: se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.

Principio de libertad: los datos personales sólo pueden ser tratados con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular o por mandato legal o judicial.

Principio de veracidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de transparencia: se debe garantizar el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales cuyo Tratamiento sea realizado por tennis.

Principio de Acceso y circulación restringida: el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.

Principio de Seguridad: la información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley.

Principio de Incorporación sistemática: los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos de la actividad comercial de tennis.

Derechos que le asisten a los titulares de los datos personales

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Autorización para el tratamiento de los datos personales

tennis actuando como Responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Se entenderá que el Titular ha otorgado a Tennis Autorización para el Tratamiento de sus datos personales cuando ésta se manifieste: (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a Tennis la autorización respectiva. En ningún caso el silencio será entendido como una conducta inequívoca.

No obstante lo anterior, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos de naturaleza pública; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

El Titular de los datos personales puede en todo momento solicitar a Tennis como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

No obstante lo anterior, advertimos que la solicitud de supresión de la información y/o la revocatoria de la autorización no procederá cuando como Titular de los datos personales tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de tennis.

Puedes darte de baja por los siguientes medios: servicio al cliente. En el boton desuscribir que encontrarás en la parte inferior de los correos. Para desuscribirte de envios de mensaje de texto debes realizarlo con nuestro equipo de Servicio al Cliente, a través de nuestro chat o whatsapp

Finalidad del tratamiento de los datos personales

Tennis realizará el tratamiento de los datos personales con las siguientes finalidades:

Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.
Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.
Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.
Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por tennis.
Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social de tennis.
Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.

Procedimiento para la atención de solicitudes y consultas relacionados con la información personal

El Titular de los datos personales o quien esté autorizado debidamente podrá:

Formular solicitudes y consultas para conocer la información personal del Titular que repose en tennis.
Solicitar la actualización, modificación, rectificación o supresión de los datos del Titular, cuando haya lugar a ello de conformidad con la presente Política y con la Ley aplicable.
Solicitar copia de la autorización otorgada por el Titular a Tennis para realizar el Tratamiento de sus Datos Personales.
Estas consultas se podrán realizar de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas a Tennis sobre la información personal del Titular a través de los siguientes mecanismos:

Por medio escrito, dirigido a la siguiente dirección: Calle 39 sur N. 26 09 Envigado.
Si deseas obtener información sobre el tratamiento de tus datos personales o solicitar la eliminación de tu suscripción, puedes contactarnos en: mguzman@tennis.com.co
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes indicado, Tennis lo informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para la atención de reclamos y revocatoria de la autorización del tratamiento de datos personales

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado debidamente podrá:

Revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos.
Presentar reclamos cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes de Tennis relacionado con el Tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con lo previsto en estas Políticas o en la Ley de Protección de Datos Personales.

Revocatoria de la Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos personales.

El Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en los siguientes eventos:

Por decisión unilateral, libre y voluntaria del Titular de los Datos Personales, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la base de datos; y
Cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento.
Lo anterior, sin perjuicio de las normas que Tennis debe observar en materia de retención documental para el cumplimiento de obligaciones formales. En consecuencia, Tennis suprimirá los datos o suspenderá su uso cuando a ello haya lugar, respetando las normas sobre conservación documental que le son aplicables.

El procedimiento para la atención de los reclamos sobre los datos personales del Titular es el siguiente:

El Titular o quien esté autorizado debidamente para ello, podrán formular reclamos a Tennis en relación con el Tratamiento de sus Datos personales, en los siguientes eventos:

Cuando considere que la información del Titular contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o Cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos.

La formulación de reclamos deberá realizarse a través de cualquiera de los siguientes canales de atención:

El reclamo presentado por el Titular o por el autorizado para ello, deberá contener como mínimo lo siguiente: (i) Identificación del Titular de los Datos Personales; (ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) Datos de contacto y ubicación del Titular de los Datos Personales (Dirección, teléfono, celular, correo electrónico, etc.); y (iv) Los documentos o pruebas que soportan su reclamación. En caso de no contar con la anterior información, se entenderá que el reclamo no se encuentra completo.

Si el reclamo está incompleto, Tennis solicitará al interesado subsanar las fallas o remitir la información o documentación que se requiera dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo por parte de tennis. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo y se procederá a su archivo.

Tennis cuenta con un término de quince (15) días hábiles para atender el reclamo, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de recibo en tennis.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término antes mencionado, Tennis informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Área Responsable de la Atención de Solicitudes, Consultas y Reclamos

El área de Servicio al Cliente de Tennis es la encargada de recibir las peticiones, consultas y reclamos del Titular de los Datos Personales relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato Personal y revocar la Autorización. Así mismo el área de Servicio al Cliente velará por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de Tennis a las solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares de los Datos.

Autorización contacto directo consumidor. En cumplimiento de las disposiciones contenidas en la ley 2300 de 2023 “Por medio de la cual se establecen medidas que protejan el derecho a la intimidad de los consumidores” y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, la compañía Tennis S. A., en adelante tennis, comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, proveedores, empleados y terceros en general, da a conocer las políticas y procedimientos de contacto directo frente al envío de mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario en las siguientes condiciones:

Canales autorizados: El titular de los datos personales autoriza que Tennis pueda enviar mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario.
Periodicidad: El titular de los datos personales autoriza a Tennis para que envíe uno o más mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario por varios canales dentro de una semana y en más de una ocasión durante el mismo día.
Horarios: El titular de los datos personales autoriza a Tennis para que lo contacte por medio de mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones web, correos electrónicos y llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario en cualquier horario, según las campañas publicitarios que Tennis esté adelantando.

Lo anterior, con el fin de que el consumidor/cliente de Tennis pueda tener un conocimiento claro y oportuno de las campañas publicitarias que adelante la compañía.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

El Titular de los datos personales puede en todo momento solicitar a Tennis como responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.

Puedes darte de baja por los siguientes medios: servicio al cliente. En el botón desuscribir que encontrarás en la parte inferior de los correos. Para desuscribirte de envíos de mensaje de texto debes realizarlo con nuestro equipo de Servicio al Cliente, a través de nuestro chat o whatsapp.

Vigencia de la política de tratamiento de la información personal

La presente política de tratamiento de la información personal rige a partir del 1º enero del año 2016 y ha sido modificada el 10 de octubre del 2023.

Este manual es adoptado por la gerencia en representación de Tennis S.A.

Política de tratamiento de datos mediante videovigilancia en tiendas tennis s.a

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MEDIANTE SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA EN LAS TIENDAS DE TENNIS S.A.

1. OBJETO

La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos, criterios y procedimientos que debe observar TENNIS S.A. para el tratamiento de datos personales obtenidos mediante los sistemas de videovigilancia instalados en sus tiendas, establecimientos comerciales y demás espacios bajo su administración.

La política busca garantizar que la instalación, operación, monitoreo, almacenamiento, consulta, utilización y eventual suministro de imágenes y/o grabaciones se realice de manera legítima, segura, proporcional y respetuosa del derecho fundamental a la intimidad y del derecho de habeas data de las personas.

TENNIS S.A. reconoce que las imágenes obtenidas mediante sistemas de videovigilancia pueden constituir datos personales cuando permitan identificar o hacer identificable a una persona natural y, por tanto, se encuentran sometidas al régimen de protección de datos personales establecido en Colombia.

2. ALCANCE

La presente Política aplica a:

Todas las tiendas de TENNIS S.A., independientemente de su ubicación.
Personal administrativo, comercial, operativo y de seguridad que preste servicios en las tiendas.
Trabajadores directos de TENNIS S.A.
Contratistas y proveedores de servicios de seguridad.
Visitantes.
Clientes y consumidores que ingresen a las tiendas.
Proveedores y demás terceros que ingresen a las instalaciones.
Cualquier persona que pueda ser captada por los sistemas de videovigilancia instalados por TENNIS S.A.

Esta Política comprende las cámaras instaladas al interior y exterior inmediato de las tiendas, siempre que su instalación y funcionamiento se encuentren bajo la responsabilidad o control de TENNIS S.A.

3. MARCO NORMATIVO

La presente Política se fundamenta principalmente en:

Constitución Política de Colombia, especialmente el artículo 15, relativo al derecho a la intimidad, buen nombre y habeas data.

2) Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto 1377 de 2013, en lo relacionado con la reglamentación de la Ley 1581 de 2012.

4) Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en las disposiciones relacionadas con protección de datos personales.

Las demás normas, reglamentos, circulares e instrucciones que expida la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC sobre protección de datos personales y videovigilancia.

La Ley 1581 de 2012 establece, entre otros, los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, los cuales deberán observarse en el tratamiento de las imágenes obtenidas mediante los sistemas de videovigilancia.

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

4.1. Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

4.2. Imagen

Representación visual de una persona que puede permitir su identificación directa o indirecta.

4.3. Videovigilancia

Sistema compuesto por cámaras, dispositivos tecnológicos, equipos de grabación, almacenamiento y demás elementos destinados a captar, transmitir, visualizar o conservar imágenes.

4.4. Tratamiento

Cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, consulta, utilización, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

4.5. Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Para efectos de esta Política, TENNIS S.A. actuará como responsable del Tratamiento de las imágenes obtenidas mediante sus sistemas de videovigilancia, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a terceros que actúen como encargados.

4.6. Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Podrán tener esta calidad, entre otros, los proveedores de servicios de vigilancia, seguridad, almacenamiento tecnológico o administración de los sistemas de videovigilancia contratados por TENNIS S.A., cuando corresponda.

4.7. Titular

Persona natural cuya imagen o información personal sea objeto de tratamiento.

4.8. Aviso de privacidad

Comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia del tratamiento de sus datos personales, sus finalidades y la forma de acceder a la Política de Tratamiento de Información.

5. FINALIDAD DE LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

Los sistemas de videovigilancia instalados en las tiendas de TENNIS S.A. tendrán como finalidad principal:

Proteger la seguridad de los clientes, trabajadores, contratistas y visitantes.

2) Prevenir, detectar y atender situaciones que puedan afectar la seguridad de las personas.

Prevenir y detectar hurtos, pérdidas, daños, actos de vandalismo y demás situaciones que puedan afectar los bienes de TENNIS S.A., sus trabajadores, clientes o terceros.

4) Apoyar la investigación interna de incidentes de seguridad.

Servir como elemento de apoyo o evidencia ante situaciones que puedan constituir infracciones legales, contractuales o disciplinarias.

6) Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de policía cuando exista fundamento legal para ello.

Proteger las instalaciones, inventarios, mercancías, equipos y demás activos de TENNIS S.A.

8) Contribuir a la prevención de situaciones que puedan poner en riesgo la integridad de las personas dentro de las tiendas.

Atender reclamaciones o investigaciones relacionadas con hechos ocurridos dentro de las instalaciones, cuando resulte procedente.

10) Cumplir obligaciones legales o requerimientos de autoridad competente.

Las imágenes no podrán utilizarse para finalidades diferentes a aquellas informadas en esta Política, salvo que exista una base jurídica que permita un tratamiento adicional conforme a la legislación colombiana.

6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE IMÁGENES

TENNIS S.A. aplicará los siguientes principios:

6.1. Principio de legalidad

El tratamiento de imágenes deberá realizarse de conformidad con la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas aplicables.

6.2. Principio de finalidad

Las cámaras serán utilizadas exclusivamente para finalidades legítimas, determinadas y previamente informadas.

6.3. Principio de libertad

El tratamiento se realizará observando las reglas aplicables a la autorización y las excepciones previstas legalmente, garantizando en todo caso el cumplimiento del deber de información frente a los titulares.

6.4. Principio de transparencia

TENNIS S.A. informará a las personas que ingresen a sus tiendas sobre la existencia de sistemas de videovigilancia mediante avisos visibles y comprensibles.

6.5. Principio de acceso y circulación restringida

Las imágenes solamente podrán ser consultadas por personas autorizadas y cuando exista una necesidad relacionada con las finalidades establecidas en esta Política.

6.6. Principio de seguridad

TENNIS S.A. implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar la pérdida, adulteración, consulta, utilización o acceso no autorizado a las imágenes.

6.7. Principio de confidencialidad

Las personas que tengan acceso a las grabaciones deberán mantener reserva sobre la información a la que tengan acceso y no podrán divulgarla, copiarla, compartirla o utilizarla para fines personales.

7. INSTALACIÓN DE CÁMARAS EN LAS TIENDAS

La instalación de cámaras deberá obedecer a criterios de necesidad, seguridad, proporcionalidad y finalidad.

Las cámaras podrán instalarse, entre otros, en:

Entradas y salidas de las tiendas.
Áreas de atención y venta.
Zonas de exhibición de mercancía.
Cajas y puntos de pago, cuando resulte necesario.
Áreas de almacenamiento.
Bodegas.
Áreas de circulación.
Accesos internos.
Zonas destinadas a la recepción y despacho de mercancía.
Áreas exteriores inmediatas de acceso a la tienda, en cuanto resulte legal y técnicamente procedente.

La ubicación de las cámaras deberá procurar que la captación de imágenes sea estrictamente necesaria para cumplir la finalidad de seguridad.

8. ÁREAS EN LAS QUE NO PODRÁN INSTALARSE CÁMARAS

Por razones de protección de la intimidad, no podrán instalarse cámaras en lugares destinados exclusivamente a actividades que impliquen una expectativa razonable de privacidad.

En particular, se prohíbe la instalación de cámaras en:

Baños.
Vestidores.
Zonas destinadas al cambio de ropa.
Espacios destinados exclusivamente al descanso de trabajadores cuando ello resulte incompatible con la finalidad de seguridad.
Cualquier otro espacio donde la instalación pueda afectar de manera desproporcionada la intimidad de las personas.

En el caso de tiendas que cuenten con probadores, las cámaras deberán ubicarse de manera que no capten imágenes al interior de los probadores ni permitan observar directa o indirectamente el proceso de cambio de prendas.

9. AVISOS DE VIDEOVIGILANCIA

Todas las tiendas de TENNIS S.A. que cuenten con sistemas de videovigilancia deberán disponer de avisos visibles ubicados estratégicamente, especialmente en los accesos al establecimiento.

Los avisos deberán permitir que una persona conozca, antes o al momento de ingresar, que se encuentra en una zona sometida a videovigilancia.

Como mínimo, el aviso deberá informar:

"AVISO DE VIDEOVIGILANCIA”

TENNIS S.A. informa que este establecimiento cuenta con sistemas de videovigilancia.

Las imágenes captadas son objeto de tratamiento para fines de seguridad, prevención y atención de incidentes, protección de personas y bienes y demás finalidades establecidas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de TENNIS S.A.

Para conocer nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales y ejercer sus derechos como titular, consulte los canales dispuestos por TENNIS S.A.

Responsable: TENNIS S.A."

El aviso deberá ser suficientemente visible, legible y comprensible.

10. INFORMACIÓN AL CLIENTE Y VISITANTE

La existencia de cámaras deberá ser informada de manera previa o al momento del ingreso a la tienda mediante señalización visible.

No será necesario que cada cliente suscriba individualmente un documento físico para ingresar a una tienda cuando el tratamiento se encuentre estructurado conforme a las reglas aplicables a la videovigilancia y se cumpla adecuadamente el deber de información y las demás obligaciones legales.

No obstante, cualquier tratamiento adicional de información personal que tenga una finalidad distinta deberá sujetarse a las reglas correspondientes.

11. TRATAMIENTO DE LAS GRABACIONES

Las grabaciones obtenidas mediante los sistemas de videovigilancia tendrán carácter restringido y serán tratadas exclusivamente para las finalidades establecidas en esta Política.

Está prohibido:

Copiar grabaciones sin autorización.
Grabar las imágenes en dispositivos personales.
Enviar videos por WhatsApp u otras aplicaciones personales.
Compartir imágenes en redes sociales.
Utilizar las grabaciones para fines personales.
Publicar imágenes de clientes o trabajadores.
Realizar capturas de pantalla sin autorización.
Utilizar las cámaras para vigilancia personal o persecución injustificada de trabajadores o clientes.
Manipular o eliminar grabaciones deliberadamente.
Permitir el acceso a personas no autorizadas.

12. ACCESO A LAS GRABACIONES

El acceso a las grabaciones estará restringido al personal expresamente autorizado por TENNIS S.A.

Podrán acceder a las imágenes, de acuerdo con sus funciones y autorizaciones:

Personal responsable de seguridad.
Personal autorizado de Gestión Humana, cuando exista una finalidad laboral legítima.
Personal jurídico autorizado.
Personal de auditoría o control interno, cuando resulte necesario.
Personal autorizado de la administración de las tiendas.
Proveedores o empresas de seguridad contratadas por TENNIS S.A., dentro del alcance de sus funciones.
Autoridades competentes cuando exista requerimiento legal.

El acceso deberá quedar sometido a controles que permitan identificar, cuando sea técnicamente posible, quién accedió a la información y con qué finalidad.

13. SOLICITUD Y EXTRACCIÓN DE GRABACIONES

Cuando se presente un incidente de seguridad, pérdida de mercancía, accidente, reclamación, investigación disciplinaria o cualquier otra situación que requiera consultar las grabaciones, la solicitud deberá realizarse a través de los canales internos establecidos por TENNIS S.A.

La solicitud deberá indicar, como mínimo:

Tienda.
Fecha del evento.
Hora aproximada.
Descripción del hecho.
Área donde posiblemente ocurrió.
Motivo de la solicitud.
Persona o área solicitante.

La extracción o copia de una grabación deberá ser realizada únicamente por personal autorizado.

14. CONSERVACIÓN DE LAS GRABACIONES

Las grabaciones serán conservadas durante el período que TENNIS S.A. determine de acuerdo con sus necesidades operativas, técnicas, de seguridad y las obligaciones legales aplicables.

Como regla general, las grabaciones podrán conservarse por un período limitado y posteriormente ser eliminadas o sobrescritas automáticamente, salvo que:

Exista una investigación en curso.

2) Se haya presentado una reclamación.

Exista un proceso disciplinario relacionado con los hechos registrados.

4) Exista una investigación judicial, administrativa o de policía.

La grabación constituya evidencia de un incidente.

6) Una autoridad competente solicite su conservación.

Exista otra razón jurídica que justifique legítimamente su conservación.

Cuando una grabación sea requerida como evidencia, deberá conservarse durante el tiempo necesario para atender la actuación correspondiente.

15. SEGURIDAD DE LAS GRABACIONES

TENNIS S.A. implementará medidas técnicas, humanas y administrativas destinadas a proteger las grabaciones contra:

Acceso no autorizado.
Pérdida.
Alteración.
Manipulación.
Copia no autorizada.
Divulgación.
Uso indebido.
Eliminación no autorizada.

Los sistemas de videovigilancia deberán contar, en la medida de sus posibilidades técnicas, con mecanismos de autenticación, control de usuarios, contraseñas seguras y demás medidas de seguridad razonables.

Las credenciales de acceso son personales e intransferibles.

16. PROVEEDORES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Cuando TENNIS S.A. contrate empresas de vigilancia, seguridad, administración tecnológica, almacenamiento o servicios relacionados con los sistemas de videovigilancia, deberá establecer contractualmente las obligaciones de protección de datos personales que correspondan.

Los contratos deberán contemplar, cuando resulte aplicable:

Finalidad del tratamiento.
Alcance del servicio.
Confidencialidad.
Medidas de seguridad.
Restricciones de acceso.
Prohibición de uso para fines diferentes.
Manejo de incidentes de seguridad.
Conservación y eliminación de información.
Procedimientos para atender solicitudes de titulares.
Deber de atender instrucciones de TENNIS S.A.
Responsabilidades frente al tratamiento de la información.

17. SUMINISTRO DE GRABACIONES A TERCEROS

Las grabaciones no podrán ser suministradas libremente a terceros.

Su entrega deberá realizarse únicamente cuando exista una base jurídica que lo permita, incluyendo, entre otros casos:

Solicitud de autoridad judicial.
Solicitud de autoridad administrativa competente.
Requerimiento de autoridad de policía dentro del marco de sus competencias.
Ejercicio de los derechos del titular, cuando legalmente corresponda.
Procesos internos que justifiquen legítimamente su utilización.
Requerimientos relacionados con investigaciones o actuaciones en las que TENNIS S.A. tenga interés legítimo y exista fundamento jurídico para el suministro.

La entrega deberá realizarse bajo condiciones que garanticen la seguridad y confidencialidad de la información.

18. DERECHOS DE LOS TITULARES

Las personas cuya imagen sea objeto de tratamiento podrán ejercer los derechos reconocidos por la Ley 1581 de 2012, de acuerdo con la naturaleza del tratamiento y las disposiciones legales aplicables.

Entre estos derechos se encuentran:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2) Solicitar información sobre el tratamiento realizado.

Solicitar, cuando corresponda, la supresión de sus datos personales.

4) Solicitar la revocatoria de la autorización cuando sea procedente.

Presentar consultas y reclamos.

6) Acceder a la información en los términos establecidos por la ley.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable o Encargado, cuando así lo exija la legislación.

19. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR INFORMACIÓN RELACIONADA CON VIDEOVIGILANCIA

Las solicitudes relacionadas con imágenes o grabaciones deberán presentarse a través de los canales establecidos en la Política General de Tratamiento de Datos Personales de TENNIS S.A.

La solicitud deberá contener, en la medida de lo posible:

Nombre completo del solicitante.
Documento de identificación.
Información de contacto.
Fecha aproximada del hecho.
Hora aproximada.
Tienda donde ocurrió.
Descripción de la situación.
Información que permita identificar la grabación solicitada.
Razones de la solicitud.

TENNIS S.A. verificará la identidad del solicitante y determinará la procedencia de la solicitud conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

Cuando la grabación contenga imágenes de terceros, TENNIS S.A. deberá adoptar las medidas necesarias para proteger los derechos de esas personas y evitar la divulgación indebida de información personal.

20. TRATAMIENTO DE IMÁGENES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Cuando los sistemas de videovigilancia capten incidentalmente imágenes de niños, niñas o adolescentes, TENNIS S.A. aplicará las disposiciones especiales de protección establecidas en la legislación colombiana.

El tratamiento deberá responder a una finalidad legítima y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales.

Las imágenes no podrán utilizarse para finalidades comerciales, publicitarias o diferentes de aquellas que justificaron legítimamente su captación, salvo que exista la correspondiente base jurídica.

21. USO DE LAS GRABACIONES EN PROCESOS DISCIPLINARIOS

Las imágenes obtenidas mediante los sistemas de videovigilancia podrán ser utilizadas dentro de investigaciones internas o procesos disciplinarios laborales cuando sean pertinentes para esclarecer hechos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones laborales.

En estos casos, TENNIS S.A. deberá garantizar:

La pertinencia de la grabación frente a los hechos investigados.
La integridad de la evidencia.
La confidencialidad de la información.
El acceso restringido.
El respeto por el debido proceso.
La posibilidad de que el trabajador conozca y controvierta las pruebas dentro del procedimiento disciplinario correspondiente.

La videovigilancia no podrá utilizarse como mecanismo de vigilancia permanente o desproporcionada de la actividad laboral de los trabajadores.

22. PROHIBICIÓN DE USO CON FINES DISTINTOS

Las cámaras instaladas en las tiendas no podrán utilizarse para:

Espiar a clientes o trabajadores.
Realizar seguimiento personal injustificado.
Obtener información para fines comerciales distintos de los informados.
Realizar actividades de publicidad personalizada sin la correspondiente base jurídica.
Divulgar imágenes en redes sociales.
Compartir contenido con terceros sin autorización o fundamento legal.
Realizar actividades que vulneren la dignidad, intimidad o derechos fundamentales de las personas.

23. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE LAS TIENDAS

Los administradores, líderes, responsables de tienda y demás trabajadores que tengan acceso a sistemas de videovigilancia deberán:

Mantener estricta confidencialidad.

2) No compartir usuarios ni contraseñas.

No realizar copias no autorizadas.

4) No utilizar dispositivos personales para almacenar grabaciones.

Reportar inmediatamente cualquier acceso no autorizado.

6) Reportar incidentes de seguridad relacionados con las cámaras.

Utilizar la información únicamente para las funciones autorizadas.

8) Cumplir las instrucciones impartidas por TENNIS S.A.

Abstenerse de compartir imágenes mediante redes sociales o aplicaciones de mensajería.

10) Garantizar el manejo reservado de las grabaciones.

El incumplimiento de estas obligaciones podrá dar lugar a las medidas administrativas, contractuales y/o disciplinarias correspondientes, de conformidad con la legislación laboral, el contrato de trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo.

24. RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES DE TIENDA

Los administradores o responsables de cada tienda deberán:

Verificar que los avisos de videovigilancia estén instalados y sean visibles.
Informar inmediatamente cualquier daño o falla de las cámaras.
Evitar que personas no autorizadas accedan al sistema.
No permitir la extracción de grabaciones sin autorización.
Reportar incidentes relacionados con seguridad de la información.
Cumplir las instrucciones de la compañía sobre conservación y consulta de grabaciones.
Garantizar que las cámaras no hayan sido desplazadas o manipuladas para captar áreas no autorizadas.

25. INCIDENTES DE SEGURIDAD

Cualquier pérdida, acceso no autorizado, divulgación, manipulación, alteración o uso indebido de las grabaciones deberá ser reportado inmediatamente al área responsable de protección de datos, seguridad de la información, jurídica o aquella que TENNIS S.A. determine.

La compañía evaluará el incidente y adoptará las medidas preventivas, correctivas y de mitigación correspondientes.

Cuando legalmente corresponda, se realizarán las actuaciones ante la autoridad competente.

26. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA

TENNIS S.A. adoptará medidas apropiadas y efectivas para demostrar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales.

Para ello podrá implementar, entre otras medidas:

Procedimientos internos.
Registros de autorización y acceso.
Controles tecnológicos.
Capacitación del personal.
Acuerdos de confidencialidad.
Auditorías.
Protocolos de seguridad.
Gestión de incidentes.
Control de proveedores.
Revisiones periódicas de los sistemas de videovigilancia.

27. CAPACITACIÓN

TENNIS S.A. realizará actividades de capacitación dirigidas al personal que tenga funciones relacionadas con:

Seguridad.
Administración de tiendas.
Gestión Humana.
Jurídica.
Tecnología.
Protección de datos.
Auditoría.
Administración de sistemas de videovigilancia.

La capacitación deberá incluir, como mínimo:

Protección de datos personales.
Confidencialidad.
Uso adecuado de las cámaras.
Manejo de grabaciones.
Prohibiciones de divulgación.
Atención de solicitudes de titulares.
Reporte de incidentes.

28. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente Política será revisada periódicamente y actualizada cuando resulte necesario debido a:

Cambios normativos.
Nuevas instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cambios tecnológicos.
Modificación de los sistemas de videovigilancia.
Identificación de nuevos riesgos.
Cambios en los procesos internos de TENNIS S.A.

29. PUBLICIDAD Y DIVULGACIÓN

La presente Política deberá encontrarse disponible para consulta de los titulares a través de los canales definidos por TENNIS S.A.

Las tiendas deberán contar con avisos visibles de videovigilancia que permitan informar a clientes, trabajadores, proveedores y visitantes sobre la existencia del sistema.

La información deberá suministrarse de manera clara, sencilla y comprensible.

30. VIGENCIA

La presente Política entra en vigor a partir de su aprobación por TENNIS S.A. y permanecerá vigente mientras se encuentren instalados y operativos sistemas de videovigilancia sujetos a su responsabilidad.

ANEXO 1. AVISO PARA INSTALAR EN LAS TIENDAS

AVISO DE VIDEOVIGILANCIA

TENNIS S.A.

ESTABLECIMIENTO VIDEOVIGILADO

TENNIS S.A. informa que este establecimiento cuenta con sistemas de videovigilancia.

Las imágenes captadas son objeto de tratamiento para fines de seguridad, prevención y atención de incidentes, protección de personas y bienes y demás finalidades previstas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de TENNIS S.A.

Para conocer nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales y ejercer sus derechos como titular, consulte los canales oficiales dispuestos por TENNIS S.A.

Responsable del tratamiento: TENNIS S.A.

ANEXO 2. RESPONSABLES INTERNOS

La administración de TENNIS S.A. deberá definir formalmente:

Responsable de Protección de Datos:

Área responsable:

Correo electrónico:

Teléfono:

Dirección para consultas y reclamos:

Responsable de Seguridad:

Responsable de Sistemas:

Responsable de Administración de Tiendas:

Los datos anteriores deberán coincidir con los canales oficiales establecidos en la Política General de Tratamiento de Datos Personales de TENNIS S.A.